Kepala Dinas Kominfo Kabupaten Magelang, Budi Daryanto menyampaikan, proses administrasi persuratan kini wajib paperless menggunakan aplikasi Srikandi. Aplikasi berbasis web ini diluncurkan sejak 5 Desember 2023, ditindaklanjuti dengan surat edaran Sekda Kabupaten Magelang agar mulai efektif digunakan per 3 Januari 2024.

Dengan menggunakan aplikasi Srikandi, proses administrasi persuratan dapat berjalan lebih efektif dan lebih cepat karena bisa diakses dari mana saja dan kapan saja.

“Menggunakan Srikandi, proses surat jadi lebih cepat, contoh Pak Musokhip selesai buat surat hari Jumat jam setengah 12 malam, langsung saya terima, saya koreksi, jika sudah benar langsung saya tanda tangani, langsung dishare (dikirim),” ungkap Budi.

Jika menggunakan cara konvensional, lanjut Budi, maka harus menunggu sampai hari kerja maka surat baru bisa diproses. Jika pimpinan sedang dinas luar atau tidak di kantor, maka proses administrasi surat pun bisa tetap berjalan.

Budi menjelaskan, setiap surat adalah dokumen tercatat yang memiliki konsekuensi terkait keuangan, hukum, maupun kebijakan. Surat adalah bahasa komunikasi. Komunikasi bisa melalui dua cara yaitu lisan dan tulisan.

“Ketika menuliskan surat maka kita harus jelas agar penerima bisa menerima dan mengerti maksud dan tujuan surat. Sehingga harapannya bahasa yang disampaikan di surat itu ya bahasa yang mudah dimenegrti, si penerima paham terkait isi surat yang dikirimkan oleh kita semua,” lanjutnya.

Alamat surat, lanjut Budi, agar ditulis nama OPD yang lengkap, misalnya Dinas Perdagangan, singkatnya Disdagkop dan UKM, lalu Dinas Perindustrian, singkatnya Disperinnaker, Dinas Pariwisata, singkatnya Disparpora.

“Jangan sampai salah menyebutkan nama OPD. Semua ASN harus hafal semua nama OPD di Kabupaten Magelang,” pesannya.